Assistant ou assistante de direction F/H

ARS PAYS DE LA LOIRE

Qui sommes-nous ?
L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère chargé du travail, de la santé et des solidarités. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.
Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées, répartis au siège de l'ARS et dans les cinq départements des Pays de la Loire.

Missions de la direction

La DASM a pour mission d'organiser et de garantir la qualité et la sécurité de l'organisation de l'offre en faveur de l'autonomie et de la santé mentale sur l'ensemble de la région Pays de la Loire.
Elle veille à assurer une accessibilité de l'offre sur l'ensemble du territoire ligérien tout en veillant à sa performance (pertinence, qualité, efficience...). Elle définit la politique régionale d'accompagnement des personnes en situation de handicap et de perte d'autonomie ainsi que l'offre en santé mentale.

Elle est chargée de mettre en œuvre les priorités du projet régionale de santé en lien étroit avec les directions territoriales (DT) en s'appuyant sur différents leviers (autorisations d'activité, contractualisation, leviers financiers, appels à projets, benchmark, structures d'appui…).

La DASM est composé de 3 départements :
• Le département Santé mentale (13 agents)
• Le département Parcours des Personnes Agées (25 agents)
• Le département Parcours des Personnes en situation de Handicap (19 agents)

Missions du pôle appui et pilotage

Faciliter la coordination et le suivi des activités transversales de la DASM en assurant les interfaces internes et externes ;

Suivre le plan d'actions de la DASM, en
o supervision de la préparation du dialogue de gestion avec le niveau national
o suivi et coordination du FIR
o reporting de la direction dans le respect des délais
o valorisation et consolidation des indicateurs stratégiques relative à la transformation de l'offre
o appui aux projets transversaux de la DASM

Assurer le secrétariat général de la DASM :
o circulation de l'information (Gestion des BAL fonctionnelles)
o veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires
o organisation et préparation des réunions stratégiques ou intersectorielles (fédérations, commission spécialisée MS, séminaire de direction, réunion régionale des psychiatres …)
o coordination de la contribution des départements aux instances ou aux RDV de la direction : préparer les dossiers, apporter un appui si besoin sur les diaporamas, suivre les échéances...
o mise en place des actions à destination des équipes visant à améliorer la qualité de présentation des documents (modèles, vigilance sur les formules rédactionnelles…)
o développement d'outils métiers et appui à la structuration des systèmes d'information
o méthodes, procédures nécessaires à la réalisation des missions de la DASM

Description du poste

Finalité et missions principales du poste

• Assister la Directrice de la DASM / Assurer le secrétariat général de la Direction Adjointe avec l'ensemble du Pôle Appui
• Assurer l'organisation et le secrétariat du CODIR DASM
• Organiser et coordonner les informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
• Organiser les réunions stratégiques (CSMS, fédérations MS ,…)
• Veiller au respect des échéances et alerter le cas échéant
• Appuyer le directeur adjoint dans la gestion RH de la direction

Activités principales

Appui à la transversalité au sein de la Direction :

• Assister la directrice : Gestion des agendas, réunions, déplacements, préparation de dossiers dont les EDL/synthèse…
• Contribuer à la gestion du courrier, des BAL et des agendas en cohérence avec l'agenda de la direction générale et des directions territoriales.
• Coordonner les travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord…) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DASM.

Assurer l'organisation de réunions stratégiques et transversales de la direction :

• Commissions spécialisées médico-sociales de la CRSA ;
• Réunions Fédérations Médico-sociales ;
• Réunions avec les partenaires
  ¿ Réservation de salles et de matériels, convocations, envoi des dossiers, installation du matériel, accueil des participants ; préparation et suivi des ordres du jour avec les directions métier, élaboration d'outils support de communication (fond de dossier, élaboration de diaporama, documents divers …)
  ¿ Rédiger et diffuser les comptes rendus et diaporamas présentés en séance ; suivre les échéances et assurer le reporting pour chacune des commissions.

Suivre la logistique des différents départements de la DASM

• Suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux
• Gestion des nouveaux arrivants en lien direct avec les assistantes de département qui s'assureront de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires

Coordonner les besoins en communication de la DASM :

• Collecter les besoins de communication des différents départements de la DASM en cohérence avec l'agenda stratégique de la DASM et de la direction générale
• Assurer l'interface et le respect des échéances entre la DASM et le service de communication

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs
Connaître l'environnement institutionnel et administratif
Maîtriser les procédures internes de l'organisme
Connaître les techniques de secrétariat et la réglementation de la gestion documentaire et de l'archivage

Savoir-faire
Utiliser les outils informatiques et bureautiques
Organiser, planifier, coordonner les informations
Réaliser un diagnostic une analyse, une synthèse, un compte-rendu
Savoir rendre compte, informer, alerter
Savoir mettre en œuvre les techniques rédactionnelles
Respecter les délais et les échéances

Savoir-être
Ecouter, conseiller, communiquer
Respecter la confidentialité
Etre réactif et avoir l'esprit d'initiative
Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur
Être autonome

Votre formation

Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant(e) de direction.
Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Informations complémentaires

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4B à 5A expérimenté (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Contributions particulières d'exercice
Participation à la gestion de crise

Contact

Les candidats devront adresser leur dossier de candidature composé d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae (obligatoire) sous la référence : 37- exclusivement via le lien suivant :

Les candidats qui souhaiteraient obtenir de plus amples informations sur le poste sont invités à se rapprocher de :

Elodie Péribois - Directrice de la DASM

Elodie.peribois Tel : 02 49 10 41 46

Sébastien Ripoche - Adjoint à la directrice de la DASM à la directrice de la DASM

ou tél: 06 99 68 11 40